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Una de las primeras actividades que debe encarar cualquier empresa para controlar el patrimonio de la empresa es realizar un inventario de los activos fijos o bienes tangibles. La realización de esto de manera correcta permitirá la obtención de una base actual de datos de los bienes de la compañía, y de esta manera contar con la información necesaria para tomar las decisiones correctas.
El inventario de activos fijos comprueba la existencia de bienes físicos, incluso aquellos que no está operativos, además del registro de una serie de informaciones para implementar controles, costos y tomar otras decisiones.
Todos los bienes que integren el inventario de activos fijos reciben un código que los identifica. Para esto es muy útil la utilización del sistema de identificación por radiofrecuencia, al alcance hoy gracias a la tecnología y que permite reunir de manera automática todos los datos. Además, hace posible el rastreo de activos, no solo pudiendo saber inmediatamente dónde se encuentra determinada maquinaria, por ejemplo, sino en qué estado se encuentra.
La identificación por radiofrecuencia permite además reducir a la mínima expresión las equivocaciones en el rastreo de la información, especialmente en aquellas compañías de gran porte, donde los bienes son muchos y mantener un inventario de activos fijos actualizado no resulta una tarea fácil.
Aunque en algunas empresas no se les da importancia al inventario de activos fijos, es necesario decir que existen varios motivos para mantenerlo actualizado. Uno de estos motivos es el fiscal y contable, pues permite asegurar la calidad y credibilidad de los valores que integran el balance del patrimonio de la compañía, y listos para cualquier auditoría.
Un segundo motivo es la organización, pues el inventario de activos fijos te permite localizar el bien, también identificar quién es el responsable de éste, y la gestión del patrimonio para minimizar las pérdidas por el mal uso o los robos, un problema que aqueja a todas las empresas, más allá de su tamaño y del área en el que trabajan.
Asimismo, permite una base de datos para las garantías de préstamos y seguros de las propiedades, pues sabemos que para ambas cuestiones es necesario contar con los detalles y valores de los inmuebles y muebles.
Es necesario saber además que el inventario de activos fijos debe ser planificado. Debe establecerse con anticipación quiénes trabajarán en esto, y quiénes estarán a cargo del o los equipos de trabajo.
Además, qué lugares serán inventariados, en qué fecha y cuánto tiempo estimado implicará. También qué información será reunida. Asimismo, organizar los recursos indispensables para su implementación, lo que incluye la compra de materiales
Así que, de la mano de sistemas como la identificación por radiofrecuencia y una buena organización, se puede llegar con éxito a la realización de un inventario de activos fijos, más allá del tamaño de la empresa.
En Systam el concepto de activo es el eje central donde pivota toda la aplicación, ya que una correcta identificación de cada activo nos permitirá la trazabilidad y su historial de intervenciones con sus costes añadidos que nos determinaran el coste del mantenimiento, así como gestionar de forma individual sus planes de mantenimiento especifico ya sean normativos, preventivos o correctivos.
En ciudades donde la gran variedad de activos es enorme disponer de los activos debidamente ubicados y saber su correcto es estado permite aumentar la calidad y satisfacción de los ciudadanos, ya que sin duda este control permitirá mantener de una forma mas eficiente los activos como papeleras fuentes, farolas, arboles, etc.